ניהול גן – עקרון מספר 1: בגן יש שתי קומות
בכל גן, בו יש צוות (גם משפחתון עם 2 עובדים), חשובה מאוד ההפרדה בין יחידת ההנהלה ליחידת העובדים. צוות מרגיש בטוח ויכול להתרכז בתפקידו כאשר ברור שיש את הקומה העליונה שהיא מקבלת את ההחלטות הנוגעות לניהול הגן. בגנים אותם אנחנו מלווים, אנו נתקלים בערבוב של הקומות אשר פוגעים בתפקוד הגן.
למשל – מנהלת גן אשר מתלוננת בפני עובדת אחת על עובדת אחרת (מתוך רצון לפרוק את אשר על ליבה), גורמת לכך שהעובדת אותה שיתפה תעלה לקומת ההנהלה. עובדת זאת תהיה מוטרדת מכך שהמנהלת לא מסתדרת. במידה והיא מקבלת מהמנהלת מקום נוסף בשיקולים של קומת ההנהלה, היא אף עשויה לשנות החלטות והנחיות שקיבלה בעבר.
ניהול גן – עקרון מספר 2: הגדרת תפקיד ברורה
הגדרת התפקיד מתחילה עוד בראיון הקבלה לעבודה. מומלץ לפרט ולהגדיר את מהות התפקיד. פעמים רבות עובדות אינן מוכנות להרים שטיחים / להגיע להשתלמויות / ועוד, מכיוון שזה לא הוגדר בהתחלה.
ישנן מנהלות אשר מצד אחד מגדירות לפרטים מה תפקידה של כל אחת מהצוות ואף רושמות לוח תורנויות ברור מידי יום וכל שינוי דורש אישור. ישנן מנהלות, מצד שני, אשר משאירות לצוות את ההחלטה מי עושה מה.
כל אחת מהדרכים עשויה להיות מוצלחת במידה ומנהלת הגן מתאימה את התפקיד ליכולת של האיש צוות, ועושה זאת בדיאלוג עמו.
ניהול גן – עקרון מספר 3: האצלת סמכויות ומתן אחריות
ניהול צוות יעיל הוא כזה אשר מאפשר למנהלת להעביר סמכות ואחריות לעובדים. המוקש בתחום זה, הוא בכך שפעמים רבות מנהלת הגן בטוחה שהיא עושה זאת יותר טוב. יתכן והדבר נכון, אולם כדאי לאפשר לצוות לטעות, ולהתמקד בהדרכה שלו מאשר לעשות במקום.
בגנים בהם העיקרון מיושם, המנהלת היא איש הצוות עם הזמן הכי פנוי. באופן הזה המנהלת יכולה לחשוב ולפעול במבט על, על צרכי הגן.
ניהול גן – עקרון מספר 4: שימוש בחיזוקים, ומתן פידבקים חיוביים
האם את נוהגת לשבח את הצוות? כמה פעמים בשבוע האחרון שמת לב שהצוות פועל בצורה טובה? צוות הגן זקוק למלה טובה בדיוק כמו לתלוש המשכורת. הנעה של הצוות לעבר הרצוי מבוססת בעיקר על חיזוקים חיובים על פעולות קונקרטיות.
אני יכול לדמיין את המנהלת המיואשת אשר קוראת את המאמר ואומרת: "אצל העובדת שלי אין שום דבר חיובי", אז אני אומר: "אם את לא מפטרת אותה, את חייבת למצוא את החיובי במעשיה ולומר לה אותו".
ניהול גן – עקרון מספר 5: הצבת גבולות אסרטיביים
הצוות זקוק לגבולות לגבי תחומים רבים: איחורים, שיחות בנייד, אי ביצוע הוראות, תקשורת לא יעילה עם הורים, ועוד. מנהלת שלא מרגישה נוח עם המקום של לכוון, ולצייר את התחומים של מותר ואסור, תגרום לצוות להגביר את חציית הגבולות, ומנהלת הגן תהיה עסוקה בזה רוב שעות העבודה.
הצוות באופן טבעי יבדוק את הכללים והחוקים של הגן – התפקיד שלך הוא להיות שם מולו ולכוון באופן מיטיב. מרכז אתרוג פיתח מודל להצבת גבולות בגן אשר נקרא: "גבולות נושמים" – מנהלת הגן מבהירה מה מותר ומה אסור מבלי להשפיל את העובדת ומבלי לאפשר לה להפר את כללי הגן.
ניהול גן – עקרון מספר 6 : הקשבה אמפטית לצרכים
פעמים רבות ישנם קשיים עם צוות העובדים סביב נושאים משמעותיים בגן. ישנן פעמים בהן העובדות פונות אליכן בבקשות משמעותיות. אתן מנסות להתגבר, משתמשות בשיטות שונות אך הבעיה אינה נפתרת.
במצבים כאלו כדאי מאוד להשתמש בהקשבה פעילה.
במקרים אלו מומלץ להזמין את העובדת לשיחה, בזמן נוח לשתיכן – אפילו אחרי שעות העבודה. לבקש מהעובדת להסביר את התנהגותה או בקשתה. תפקידך בשלב זה הוא להקשיב, לנסות לזהות את הרגש העומד מאחרי המילים של העובדת ולתת לו מקום ולגיטימציה. אל תחששו כי ההבנה שלכן אומרת שאתן תקבלו את בקשתן. תהליך הקשבה טוב הוא כזה בו את המנהלת מגלה משהו חדש, שלא ידעת קודם. לאחר שהקשבת ונתת מקום ומילים לרגשות של העובדת, היא תהיה פנויה להקשיב לך ולדרישותייך.
